Politica della riservatezza di clienti e utenti

A. Controller dati

Con la presente si informa l’utente che i dati personali forniti nell’ambito del rapporto contrattuale esistente tra le parti saranno elaborati da Room Mate Rome 1 S.R.L. Via XXVII Aprile 3, 50129 Firenze, Italia (d’ora in avanti “The Rooms of Rome”) per gli scopi successivamente descritti.

Tranne se diversamente ed espressamente specificato al momento della raccolta dei dati, tutti i dati personali vengono richiesti come elementi essenziali per gestione, manutenzione e controllo del rapporto contrattuale esistente tra le parti e per i servizi forniti sul nostro sito. La mancata fornitura dei dati in oggetto renderà impossibile la gestione della richiesta inoltrata dall’utente, o la fornitura del servizio contrattato. I dati personali saranno raccolti esclusivamente per gli scopi indicati nella presente Politica della Riservatezza.

Con la presente l’utente conferma e garantisce la veridicità ed esattezza dei dati forniti, i quali ne rispecchiano lo stato attuale. A tale proposito, l’utente si impegna a notificarci qualsiasi cambiamento apportato ai suddetti dati secondo le procedure stabilite nella sezione E. Diritti degli interessati.

B. Scopi dell’elaborazione

Si informa che i dati dell’utente saranno gestiti da The Rooms of Rome per i seguenti scopi:

  1. Sulla base dell’accordo contrattuale:
    1. Gestione della prenotazione attraverso uno qualsiasi dei canali messi a disposizione a tale effetto ed elaborazione della registrazione dell’utente in qualità di cliente dell’Appartamento, conseguente rapporto commerciale con l’utente, nonché per:
    2. Gestione, manutenzione e controllo efficace del rapporto derivante dall’aver contrattato beni o servizi di The Rooms of Rome.
    3. Addebito degli importi pecuniari previsti, in caso di cancellazione di una prenotazione oltre i termini di tempo stabiliti, secondo le corrette modalità.

Gestione del soggiorno del cliente presso The Rooms of Rome, oltre alla fornitura dei servizi richiesti durante l’alloggiamento che include, tra i vari aspetti, la preparazione del viaggio e la gestione di qualsiasi richiesta inoltrata durante la permanenza. A tale scopo, da parte nostra potremo richiedere dati, quali età di eventuali ospiti minorenni, in modo da dotare la stanza di culla, qualora necessaria, oppure dati concernenti lo stato di salute degli ospiti, necessari per una permanenza nelle condizioni più adeguate e per la preparazione di menù secondo la dieta più idonea. Ciò include fatturazione e addebito dei servizi utilizzati durante il soggiorno.

  1. Sulla base degli obblighi legali:
    1. Notifica dei dati ad autorità pubbliche, o di regolamentazione, o enti governativi qualora tali pratiche si rivelassero necessarie ai sensi di leggi, norme locali o in ottemperanza a requisiti normativi. 
  • Sulla base di legittimi interessi di The Rooms of Rome
    1. Svolgimento di iniziative commerciali e/o comunicazioni pubblicitarie attraverso qualsiasi mezzo, tra cui mezzi elettronici, o comunicazioni equivalenti, riguardanti merci o servizi simili a quelli contrattati da The Rooms of Rome.
    2. Creazione di profili basati sui dati personali resi disponibili per The Rooms of Rome in modo da identificare i beni e servizi più adeguati al profilo dell’utente, con ottimizzazione dei risultati e offerta selezionata di qualsiasi bene e servizio in cui l’utente potrà essere interessato.
    3. Svolgimento di sondaggi di soddisfazione del cliente rispetto a beni e/o servizi contrattati in modo da testarne la soddisfazione e permettere a The Rooms of Rome di migliorare le proprie procedure e servizi.
    4. Gestione, elaborazione e risposta ad eventuali rimostranze o reclami.
    5. Registrazione di voce e/o immagine dell’utente e registrazione di conversazione telefonica e/o video, previo avviso espresso in merito a tali pratiche. Rientra nei legittimi interessi di The Rooms of Rome per la conservazione della qualità del proprio servizio, la facoltà di ricorrere alle registrazioni, qualora necessario per proteggerne la posizione legale nell’eventualità di controversie di qualsiasi tipo.
  1. Sulla base dell’esplicito consenso dell’utente:
    1. Qualora l’utente lo autorizzi, The Rooms of Rome potrà offrire beni e servizi differenti rispetto a quelli contrattati dall’utente, tra cui elettronica o qualsiasi altro mezzo, nonché prodotti di terzi che possano essere di interesse, anche nel momento in cui il presente rapporto contrattuale si sarà concluso.
    2. A seguito del rilascio di autorizzazione da parte dell’utente, The Rooms of Rome provvederà a comunicare i dati personali dell’utente e relativo profilo commerciale ad aziende di terzi allo scopo di inoltro di comunicazioni pubblicitarie dei loro beni e servizi attraverso qualsiasi mezzo, tra cui canali elettronici, anche successivamente alla scadenza del presente contratto. Le suddette aziende potranno appartenere ai seguenti settori: prodotti per neonati e per l’infanzia, cibo e alimentazione, istruzione ed educazione, pubblicazioni, finanza e crediti, assicurazioni, alloggi, salute e prodotti farmaceutici, tempo libero, grande consumo, industria automobilistica, cura personale, computer, elettronica, telecomunicazioni, acqua, energia e trasporti, turismo e viaggi, annunci immobiliari, giocattoli, abbigliamento, ONG e prodotti/servizi veterinari e per animali domestici.
    3. A seguito del rilascio di autorizzazione da parte dell’utente, The Rooms of Rome potrà creare un profilo in cui siano descritte le abitudini di consumo con l’uso di informazioni interne ed esterne, derivanti da, ad esempio, fonti accessibili al pubblico (tra cui censimento pubblicitario, lista di persone appartenenti a gruppi professionali o social network aperti) in modo da pubblicizzare offerte speciali di beni o servizi su misura per l’utente. Potrà inoltre comunicare i dati dell’utente a terzi allo scopo di permettere a Room Mate Rome di mostrargli annunci pubblicitari su beni e servizi su misura, in funzione delle preferenze manifestate durante la visita di altri siti, o l’uso di social network, anche dopo la scadenza del presente rapporto contrattuale.

Qualora l’utente richieda l’iscrizione alla newsletter

A seguito del rilascio di autorizzazione da parte dell’utente, i dati personali saranno elaborati all’esclusivo scopo di gestire l’iscrizione alla newsletter e relativo inoltro.

Qualora l’utente richieda l’accesso alla sezione delle notizie del sito

A seguito del rilascio di autorizzazione da parte dell’utente, i dati personali saranno elaborati all’esclusivo scopo di concedere l’accesso alla sezione delle notizie del sito, con assegnazione di nome utente e password.

C. Indirizzi

The Rooms of Rome potrà comunicare i dati personali dell’utente entro i termini descritti nella sezione B. Scopi dell’elaborazione dati alle seguenti entità:

  1. Autorità pubbliche, o di regolamentazione, o enti governativi, laddove necessario e qualora obbligatorio ai sensi di leggi, norme locali o in adempimento a requisiti normativi.
  2. Entità di terzi per gli scopi descritti nella sezione f) iii) Legittimo interesse, e nelle sezioni b) e c) iv) Consenso e raccolta nella Sezione Scopi dell’elaborazione dati.

Oltre alle suddette circostanze di comunicazione dei dati, The Rooms of Rome, in virtù della propria collaborazione con fornitori di servizi di terzi, concede l’accesso ai dati personali dell’utente a scopo di relativa elaborazione per conto di The Rooms of Rome, in vista della fornitura di servizi.

The Rooms of Rome segue severi criteri di selezione dei propri fornitori di servizi, i quali dovranno adempiere agli obblighi da essa previsti in materia di protezione dei dati; si impegna inoltre a stipulare corrispondenti accordi in merito all’elaborazione dei dati attraverso i quali, tra i vari obblighi, saranno imposti requisiti quali: applicazione di mezzi tecnici e organizzativi, elaborazione di dati personali per gli scopi pattuiti e solo in accordo con le istruzioni scritte, rilasciate da The Rooms of Rome; i fornitori di servizi si impegnano inoltre a cancellare e restituire i dati a The Rooms of Rome una volta evasa la fornitura del servizio.

Nello specifico, The Rooms of Rome contratterà la fornitura di servizi da parte di fornitori terzi che, si cita in via esemplificativa non esclusiva, svolgono la loro attività nei seguenti settori: servizi logistici e di consulenza, approvazione dei fornitori, imprese di servizi professionali, aziende che si occupano di manutenzione, fornitori di servizi tecnologici, fornitori di servizi informatici, messaggeria istantanea e società di call center.

D. Fonti dei dati

Oltre ai dati personali forniti dall’utente, The Rooms of Rome potrà elaborare i dati personali estratti da file comuni, file di settore e / o enti pubblici, in funzione degli scopi e delle motivazioni legittime descritti nella precedente sezione B “Scopi dell’elaborazione” .

Ai sensi di quanto precedentemente esposto, The Rooms of Rome elaborerà i dati personali forniti dai suddetti terzi, nelle seguenti categorie:

  1. Dati di identificazione
  2. Indirizzi postali e indirizzi e-mail

Non verranno estratti dati personali particolarmente protetti.

E. Elaborazione di dati associati a semplice navigazione nel sito

A scopo di miglioramento dei nostri servizi, fornitura all’utente contenuti più pertinenti e analisi dell’uso del presente sito da parte dei visitatori, è possibile il ricorso a tecnologie quali cookie o software di tracciamento. È bene precisare che nella maggior parte dei casi non sarà possibile identificare l’utente a partire dalle informazioni estratte utilizzando tali tecnologie.

Tuttavia quando tali tecnologie rendono possibile l’identificazione personale, The Rooms of Rome elaborerà i dati personali dell’utente basandosi sul proprio legittimo interesse a fornire il miglior servizio sul sito e per compiere valutazione, apportare miglioramento e semplificare il funzionamento del proprio sito. Per quel che concerne l’utilizzo dei cookie su questo sito, si prega di intendere che si tratta di frammenti di informazioni memorizzati dal browser sull’hard drive del computer dell’utente. I cookie permettono all’utente di navigare su questo sito e di fornire servizi quali la memorizzazione di aspetti dell’ultima ricerca realizzata dall’utente in modo da rendere più veloci le ricerche successive. Si possono cancellare i cookie, qualora desiderato, come specificato meglio nella nostra Politica dei cookie (consultabile su https://theroomsofrome.com/it/cookie-policy ]. 

F. Diritti degli interessati

È possibile revocare il consenso rilasciato nei casi indicati nel suddetto documento in qualsiasi momento, su richiesta. Si informa che, ai sensi delle vigenti leggi, l’utente dispone del diritto ad esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione e opposizione, nonché i diritti di cancellazione, restrizione dell’elaborazione e diritto di portabilità dei dati, mediante l’attestazione della propria identità (a mezzo copia del documento di identità nazionale o equipollente) presso il seguente indirizzo: Room Mate Rome 1 S.R.L. Via XXVII Aprile 3, 50129 Firenze, Italia, o al seguente indirizzo e-mail: [email protected]

Qualora si consideri che Room Mate Rome 1 S.R.L. non abbia adempiuto al rispetto dei suddetti diritti, si potrà inoltrare un reclamo al Garante della Privacy italiano.

G. Conservazione

I dati personali dell’utente saranno conservati per tutto il periodo di durata del rapporto contrattuale con The Rooms of Rome. Nel caso di elaborazione dei dati sulla base del consenso prestato dall’utente, i dati personali saranno conservati fino alla revoca del suddetto consenso da parte dell’utente.

A conclusione del contratto, i dati personali dell’utente verranno cancellati non appena concluse tutte le azioni richieste per la gestione e chiusura di qualsiasi obbligo restante tra le parti, attraverso lo svolgimento di tutte le formalità amministrative richieste durante il suddetto periodo, tranne nei casi in cui sia pertinente l’invio tramite posta elettronica di comunicazioni commerciali.

Indipendentemente da quanto precedente esposto, i dati resteranno debitamente bloccati qualora insorgano responsabilità derivanti dal nostro accordo contrattuale, o in occasione di qualsiasi altro obbligo legale che The Rooms of Rome è tenuta ad adempiere.

A tale proposito, The Rooms of Rome garantisce che i dati verranno elaborati solo se strettamente necessario per la formulazione, l’esercizio o la difesa da rimostranze o reclami, o qualora le venga ingiunto da Autorità Pubbliche o Giudici o Tribunali per questioni concernenti i dati, limitatamente al periodo di vigenza dei diritti legali od obblighi dell’utente.